令和○年○月吉日

お取引先様各位　御中　

ーー建設株式会社

自動暗号化『ファイルガード・メール』使用開始のお知らせ

貴社益々のご隆盛お慶び申し上げます。また平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

かねてより弊社におきましては、個人情報保護法の趣旨に則り、企業コンプライアンスを重要視し、個人情報の保護および情報漏えい防止対策を実施してまいりました。
特にお取引上重要伝達手段である電子メールにおきましては『誤送信』を想定し、送信時において複数による徹底確認の指導を行ってまいりました。
しかしながら、社員によるヒューマンエラーで誠に遺憾な事象が発生いたしました。
結果的に弊社の認識不足と深く反省し、緊急に対策を再検討いたしました結果、今般、お取引先様より推奨いただきました自動暗号化『ファイルガード・メール』を弊社にも導入し、万が一の誤送信での情報漏えい防止に真摯に取り組むことといたしました。

今後、弊社より送信いたします電子メールは内容の重要性を問わず全てのメール本文、添付ファイルを暗号化送信いたします。このことにより、万が一『誤送信』が発生いたしましても情報漏えいを防ぐことができます。

また、今後、貴社から弊社宛の全ての電子メールに関しましてもメール本文およびファイルの『暗号化送信』をお願い申し上げます。

暗号化送信方法がご不明な場合、弊社でも効果を確証いたしました『ファイルガード・メール』をご推奨いたしますので、情報漏えい防止対策に是非ともご検討いただきたく存じます。

なお、詳細につきましては弊社担当者よりご案内申し上げます。また『ファイルガード・メール』に関しましてはターニングソフト社ホームページ https://www.fgm.jp をご参照ください。